Niveles de detalle: Las bases de datos OLAP organizan los datos por nivel de detalle, utilizando las mismas categorías que se utilizan para analizar los datos. Por ejemplo, una base de datos de ventas puede tener campos correspondientes al país, la región, la ciudad y el lugar de cada venta. Esta información puede organizarse desde el menor al mayor nivel de detalle, como se indica a continuación:

Recuperar datos OLAP: Puede conectarse a los orígenes de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) OLAP como lo haría a otros orígenes de datos externos. Puede trabajar con bases de datos creadas con servicios OLAP de Microsoft SQL Server, el producto servidor OLAP de Microsoft. Excel también puede trabajar con productos de otros proveedores compatibles con OLE-DB para OLAP.

Los datos OLAP sólo se pueden mostrar como informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, no como rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto.

En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Puede guardar informes OLAP de tabla dinámica y de gráfico dinámico en plantillas de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), y crear archivos de conexión de datos de Office (.odc) para conectarse a bases de datos OLAP y a archivos de consulta (.oqy) para consultas (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) OLAP. Al abrir un archivo .odc u .oqy, Excel muestra un informe de tabla dinámica en blanco, listo para que el usuario decida el diseño.

Crear archivos de cubo para utilizarlos sin conexión: Puede utilizar el Asistente para cubos sin conexión de Excel para crear archivos con un subconjunto de los datos de una base de datos del servidor OLAP. Los archivos de cubo sin conexión permiten trabajar con datos OLAP sin estar conectado a la red. Sólo podrá crear archivos de cubo si utiliza un proveedor OLAP (proveedor OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.), como los servicios OLAP de Microsoft SQL Server, que admita esta función.

Crear cubos a partir de bases de datos relacionales: Otro asistente, el Asistente para cubos OLAP, permite organizar datos consultados de bases de datos relacionales, como Microsoft SQL Server, en cubos OLAP. El asistente está disponible desde Microsoft Query, al que se puede tener acceso desde Excel. Un cubo permite trabajar con cantidades mayores de datos en un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico que en otras circunstancias y, además, agiliza la recuperación de los datos.

Niveles en una dimensión geográfica: Esta organización facilita que un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico muestre resúmenes de ventas de alto nivel, como el total de ventas de un país o de una región, y los detalles de los sitios en los que las ventas son especialmente altas o bajas.

Dimensiones y cubos: El conjunto de niveles que abarca un aspecto de los datos, como las áreas geográficas, se denomina dimensión. De forma similar, la información del momento en que se hicieron las ventas podría organizarse en una dimensión temporal con niveles para año, trimestre, mes y día. Las bases de datos OLAP se denominan cubos porque combinan varias dimensiones, como tiempo, geografía y líneas de productos, con datos resumidos, como ventas o cifras de inventario.

Un proveedor OLAP  : Para configurar orígenes de datos OLAP (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) para Microsoft Excel, es necesario uno de los siguientes proveedores OLAP (proveedor OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.):

• Proveedor OLAP de Microsoft: Excel incluye el controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.) y el software de cliente que necesitará para tener acceso a bases de datos creadas con el producto OLAP de Microsoft, Servicios OLAP de Microsoft SQL Server. El controlador que se incluye con Excel 2002 y posteriores admite tanto la versión 7.0 como la versión 8.0 de este producto. Si tiene el controlador versión 7.0 incluido con Excel 2000, puede utilizarlo para tener acceso a bases de datos de la versión 7.0, pero para las bases de datos de la versión 8.0 deberá utilizar el controlador versión 8.0.
• Otros proveedores OLAP: Para otros productos OLAP, deberá instalar controladores adicionales y software de cliente. Para utilizar las funciones de Excel a fin de trabajar con datos OLAP, el producto del proveedor debe adaptarse al estándar OLE-DB para OLAP y ser compatible con Microsoft Office. Para obtener información sobre cómo instalar y utilizar proveedores OLAP de otros fabricantes, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el proveedor de los productos OLAP.

Bases de datos de servidor y archivos de cubo: El software cliente OLAP de Excel admite conexiones a dos tipos de bases de datos OLAP. Si en la red hay disponible una base de datos en un servidor OLAP, puede recuperar datos de origen de la misma directamente. Si tiene un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.) que contiene datos OLAP o un archivo de definición de cubo (definición de cubo: información, almacenada por el Asistente para cubos OLAP en un archivo .oqy, que define cómo se construye un cubo OLAP en la memoria utilizando datos recuperados de una base de datos relacional.), puede conectarse a ese archivo y recuperar los datos de origen del mismo.

Orígenes de datos: Un origen de datos proporciona acceso a todos los datos de la base de datos o del archivo de cubo sin conexión. Una vez que se crea un origen de datos OLAP, los informes pueden basarse en él y los datos OLAP pueden devolverse a Excel como informes de tabla dinámica o gráfico dinámico. Puede crear un origen de datos mientras utiliza el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear un nuevo informe, o crearlo en Microsoft Query y utilizarlo para crear informes en Excel.

Microsoft Query: Microsoft Query es un componente opcional de Microsoft Office que se puede instalar y al que se puede tener acceso desde Excel. Puede utilizar Query para recuperar datos de una base de datos externa como Microsoft SQL o Microsoft Access. No necesita utilizar Query para recuperar datos de una tabla dinámica OLAP conectada a un archivo de cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.).

Si trabaja con informes de tabla dinámica y gráfico dinámico de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.) OLAP y de otros tipos de datos de origen, observará algunas diferencias de funciones.

Recuperación de datos

Un servidor OLAP devuelve nuevos datos a Microsoft Excel cada vez que se cambia el diseño del informe. Con otros tipos de datos de origen externo, se consultan todos los datos la vez, o se pueden establecer opciones para que la consulta se realice solamente cuando se muestren elementos de campo de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) diferentes. También están disponibles otras opciones para actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe.

En informes basados en datos de origen OLAP, no está disponible la configuración del campo de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.), la consulta en segundo plano ni la optimización de la memoria.

Tipos de campos

Para los datos de origen OLAP, los campos de dimensión (dimensión: estructura OLAP que organiza los datos en niveles, como País, Región y Ciudad para una dimensión Geografía. En un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, cada dimensión se convierte en un conjunto de campos donde se puede ampliar o contraer el nivel de detalle.) tienen iconos en la lista de campos y sólo se pueden utilizar como campos de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rótulos de fila.) (series), columna (campo de columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rótulos de columna.) (categoría) o página. Los campos con iconos sólo se pueden utilizar como campos de datos. Para otros tipos de datos de origen, todos los campos tienen iconos y pueden utilizarse en cualquier parte de un informe.

Campos y elementos a los que se ha cambiado el nombre: Para datos de origen OLAP, los campos y elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) a los que se cambie el nombre y se oculten, recuperarán sus nombres originales cuando se vuelvan a mostrar. Para otros tipos de datos de origen, los campos y elementos mantienen los nuevos nombres en estos casos.

Acceso a datos de detalle: Para datos de origen OLAP, el servidor determina qué niveles de detalle están disponibles y calcula los valores de resumen, de modo que los registros de detalle que componen los valores de resumen generalmente no están disponibles y no es posible mostrar elementos que no contienen datos. No obstante, el servidor puede proporcionar campos de propiedad (campos de propiedad: atributos independientes asociados con elementos, o integrantes, de un cubo OLAP. Por ejemplo, si los elementos de ciudad tiene propiedades de tamaño y población almacenados en el cubo del servidor, un informe de tabla dinámica puede mostrar el tamaño y la población de cada ciudad.) que sí se pueden mostrar. Otros tipos de datos de origen no tienen campos de propiedad, pero se puede mostrar el detalle subyacente de los valores de campos de datos y elementos, así como los elementos que no contienen datos.

Es posible que los campos de página OLAP no tengan el elemento Todos y que el comando Mostrar página no esté disponible.

Orden inicial: Para datos de origen OLAP, los elementos aparecen primero en el orden en que los devuelve el servidor OLAP. Después puede ordenar o reorganizar los elementos manualmente. Para otros tipos de datos de origen, los elementos de un nuevo informe aparecen ordenados primero en orden ascendente por nombre de elemento.

Cálculos: Los servidores OLAP proporcionan valores resumidos directamente para un informe, de modo que no se pueden cambiar las funciones de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) de los campos de datos. Para otros tipos de datos de origen, se puede cambiar la función de resumen de un campo de datos y utilizar varias funciones de resumen para el mismo campo de datos.

Los dos tipos de datos de origen admiten cálculos personalizados (cálculo personalizado: método para resumir valores del área de datos de un informe de tabla dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos. Utilice la lista Mostrar datos como del cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para un campo de datos con el fin de crear cálculos personalizados.).

No se pueden crear campos calculados (campo calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.) ni elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) en informes con datos de origen OLAP.

Subtotales: En informes con datos de origen OLAP, no se puede cambiar la función de resumen para subtotales ni mostrar subtotales para campos de fila o de columna interiores. Con otros tipos de datos de origen, se pueden cambiar funciones de resumen de subtotales y mostrar u ocultar subtotales para todos los campos de fila y columna.

Para datos de origen OLAP, se pueden incluir o excluir los elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales. Para otros tipos de datos de origen, se pueden incluir los elementos ocultos de un campo de página en los subtotales, pero los elementos ocultos de otros campos se excluyen de forma predeterminada.