Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tenga un rótulo en la primera fila y contenga información similar, y de modo que el rango no contenga filas ni columnas en blanco.

Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, el rango se ha ordenado por región y luego por mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la región Oeste están también juntas.

Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores resultados, las filas de resumen deberán contener fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada una de las filas de detalle. En la ilustración, existe una fila de totales debajo del detalle de cada mes y región. Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en la fila 14. También puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos.

Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que el rango tenga rótulos en la primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de detalle.

Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el número del nivel que desee ver. En la ilustración, las filas de detalle de la región Este y de abril en la región Oeste están ocultas, pero puede hacer clic en los símbolos para mostrarlas.

Trazado automático de un esquema

Si ha resumido los datos con fórmulas que contienen funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), como una SUMA, Excel puede trazar automáticamente el esquema de los datos, como en la ilustración. Los datos resumidos deben estar junto a los datos detallados.

Si inserta subtotales automáticos en un rango organizado por filas, Excel trazará automáticamente un esquema de la hoja de cálculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de detalle deseada.

Trazado manual de un esquema

  Si los datos no están organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamente, puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendrá que trazar manualmente el esquema de los datos si las filas o columnas de los datos resumidos contienen valores o texto descriptivo, en lugar de fórmulas.

Puede aplicar estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) automáticos a un esquema, bien al crearlo o más adelante.

Para las filas del esquema, Excel emplea estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Para las columnas del esquema, Excel utiliza estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Los estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas de resumen de los datos. Cambiando la forma en que están definidos estos estilos, puede aplicar distintos formatos de texto y celdas para personalizar el aspecto del esquema. Asimismo, puede utilizar los autoformatos (autoformato: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos esquematizados.