Al crear imágenes o diseños con programas de Microsoft Office, es útil conocer qué tipo de imágenes, mapas de bits o dibujos está utilizando. Las opciones de formato y edición variarán según el tipo de imagen con la que esté trabajando.

Las imágenes de mapas de bits, también denominadas imágenes de tipo raster o de retoque, están compuestas de una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado con cuadrados específicos que forman una imagen. Los mapas de bits se crean y editan con programas de retoque, como Microsoft Paint. Todos las fotografías y los gráficos digitalizados son mapas de bits. Al cambiar de tamaño, pierden definición y los puntos individuales que constituyen la imagen se hacen visibles.

Puede cambiar el aspecto de los colores de una imagen de mapa de bits ajustando el brillo y el contraste, convirtiendo el color en blanco y negro o escala de grises o creando áreas transparentes. Para cambiar colores específicos de un mapa de bits, se deberá utilizar un programa de edición fotográfica.

Por lo general, las imágenes de mapas de bits se guardan con las extensiones .bmp, .png, .jpg o .gif.

Los dibujos, también denominados dibujos vectoriales, se crean a partir de líneas, curvas, rectángulos y otros objetos. Cada línea se puede editar, mover o reorganizar. Cuando un dibujo cambia de tamaño, el equipo vuelve a dibujar las líneas y formas de modo que conserven la definición y perspectiva originales. Las autoformas (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.) son dibujos.

Dado que los dibujos constan de líneas y formas, es posible agruparlos y desagruparlos, reordenar y cambiar el color de una parte o de toda la imagen.

Los dibujos se guardan con el formato de la aplicación en que se crearon. Por ejemplo, los Metarchivos (metarchivo: gráfico basado en vectores. Los metarchivos se representan como conjuntos de líneas en lugar de píxeles, con lo que pueden manipularse sin las distorsiones comunes en los gráficos de mapa de bits (trama).) de Microsoft Windows se guardan con la extensión .wmf.

Cuando se inserta una imagen (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).) con un tamaño de archivo mayor que un máximo determinado, el programa de Microsoft Office mostrará la opción que comprime la imagen antes de insertarla. El programa selecciona automáticamente el tipo de compresión que mejor se adapte al tipo de imagen.

Mediante la compresión del tamaño de archivo de la imagen puede ayudar a controlar el tamaño del archivo en el que inserta la imagen. No obstante, la imagen puede perder calidad.

Para ahorrar espacio en el disco duro o reducir el tiempo de descarga, al dar formato a una imagen puede utilizar la función Comprimir imágenes para hacer lo siguiente:

• Reducir la resolución (a 96 puntos por pulgada (dpi) para el Web y a 200 dpi para imprimir), con lo que se descarta información innecesaria.
• Descartar información adicional. Por ejemplo, cuando se ha recortado (recortar: cortar vertical u horizontalmente los bordes de un objeto. Las imágenes se suelen recortar para centrar la atención en un área concreta.) una imagen o se ha cambiado su tamaño, las partes "ocultas" de la imagen se almacenan en el archivo.
• Comprimir la imagen, si es posible.